Il cliente
Kipoint S.p.A. opera nel settore delle spedizioni e dei servizi attraverso un modello di franchising, con una rete di punti vendita specializzati nelle spedizioni nazionali e internazionali all’interno del network SDA/Poste Italiane.
La gestione di una rete di questo tipo comporta però una complessità che va ben oltre la singola spedizione.
Ogni affiliato, e i propri clienti, gestiscono quotidianamente lettere di vettura, fatturazione e rifatturazione, contrassegni, tracking, listini, crediti prepagati e, sempre più spesso, flussi provenienti da eCommerce e sistemi esterni.
In questo contesto nasce KSync, la piattaforma web-based che abbiamo sviluppato come partner tecnologico di Kipoint, e oggi utilizzato quotidianamente da tutta la rete per centralizzare la gestione delle spedizioni, della fatturazione e dei dati generati dall’attività.
La sfida
Prima dell’introduzione di KSync, molte delle attività necessarie alla gestione delle spedizioni venivano svolte autonomamente dai singoli affiliati, attraverso procedure manuali o strumenti non integrati tra loro.
Tra le attività più significative:
- il calcolo e il controllo manuale della fatturazione e della rifatturazione delle spedizioni, compresi nolo, accessori e supplementi;
- la riconciliazione periodica dei pagamenti in contrassegno;
- la verifica del tracking delle singole spedizioni;
- l’aggiornamento manuale dei listini cliente;
- la gestione delle postazioni cliente;
- la gestione dei crediti prepagati;
- la necessità di collegare il processo di spedizione a siti e piattaforme eCommerce.
Processi diversi ma con un problema comune, in quanto le informazioni necessarie all’operatività del punto vendita non confluivano in un unico sistema in grado di gestirle in maniera integrata.
Per Kipoint la sfida era quindi duplice: semplificare il lavoro quotidiano degli affiliati e, contemporaneamente, costruire una base tecnologica comune all’intera rete, capace di evolvere nel tempo.
La soluzione
La peculiarità del progetto KSync risiede anche nel modo in cui è stato sviluppato.
Conosciamo da vicino la realtà Kipoint grazie alla collaborazione operativa con un affiliato della rete che gestisce due punti vendita. Il confronto quotidiano ha permesso di osservare direttamente i processi, individuare le attività più onerose e comprendere dove l’automazione potesse produrre un beneficio concreto.
Kipoint, riconoscendoci le competenze tecnologiche e l’esperienza consolidata come TOP Partner ERP Zucchetti, ci ha affidato lo sviluppo di una piattaforma specifica per il proprio network.
Il progetto è stato quindi portato avanti in stretta collaborazione con l’affiliato, non partendo dalle funzionalità di un software standard, ma dall’operatività reale del punto vendita. Questo confronto ha consentito al nostro Team di tradurre esigenze, criticità e modalità di lavoro in funzionalità e flussi coerenti con il lavoro quotidiano del negozio, sviluppando una piattaforma costruita intorno ai processi della rete e progettata per potersi evolvere insieme a essi.
Un processo integrato
Per ciascuna delle principali criticità individuate, KSync introduce funzionalità e automatismi specifici. La piattaforma permette di gestire calcolo e rifatturazione delle spedizioni, automatizzare la gestione dei contrassegni e la generazione delle relative distinte di pagamento, controllare il tracking delle spedizioni da consegnare e aggiornare i listini cliente, anche attraverso variazioni di valore o percentuali.
A queste funzionalità si aggiungono l’apertura di nuove postazioni cliente, la gestione automatizzata del credito prepagato e la possibilità di integrare il processo di spedizione con sistemi esterni.
Un ambito particolarmente rilevante riguarda infatti l’eCommerce. KSync mette a disposizione servizi di integrazione con piattaforme di vendita online, marketplace e software gestionali di terze parti: i dati provenienti dagli ordini possono essere acquisiti dal sistema e utilizzati per generare la lettera di vettura, mentre eventuali difformità nell’indirizzo vengono segnalate prima di procedere.
L’obiettivo non è quindi semplicemente digitalizzare singole attività, ma ridurre i passaggi manuali e far dialogare processi che in precedenza venivano gestiti separatamente.
Una piattaforma integrata
Dal punto di vista tecnologico, abbiamo sviluppato KSync utilizzando la tecnologia SitePainter Infinity di Zucchetti.
La scelta di una piattaforma web e integrabile consente a KSync di dialogare con altri sistemi e di accompagnare l’evoluzione tecnologica della rete: dall’acquisizione degli ordini alla gestione delle spedizioni, fino al collegamento con altri strumenti aziendali e con il sistema ERP.
Questo aspetto è centrale nel progetto: KSync non nasce come un’applicazione isolata, ma come il punto di convergenza delle informazioni necessarie alla gestione dell’attività.
I risultati
Con KSync, le attività che in precedenza richiedevano controlli, elaborazioni o passaggi manuali possono essere gestite all’interno di un unico ambiente.
La piattaforma centralizza dati e informazioni, rendendo più semplice l’operatività quotidiana e creando allo stesso tempo una base dati strutturata sulla quale costruire analisi più approfondite del business.
Essendo una soluzione web, la soluzione non richiede installazioni sulle singole postazioni.
L’adozione da parte della rete è inoltre supportata da una serie di strumenti e servizi:
- formazione e supporto operativo forniti da Kipoint;
- manuale d’uso costantemente aggiornato;
- importazione delle anagrafiche di mittenti e destinatari;
- creazione di profili riservati per i clienti dell’affiliato, attraverso i quali mettere a disposizione in modo controllato parte dei servizi;
- rilascio progressivo di nuove funzionalità;
- nessun costo aggiuntivo per l’affiliato.
Ma il valore generato dal progetto non riguarda soltanto ciò che KSync permette di fare oggi. Centralizzare l’operatività significa anche centralizzare i dati che quell’operatività produce. Ed è proprio da qui che parte la fase successiva del progetto, può evitare sviluppi costosi e mantenere il sistema più facile da aggiornare e gestire nel tempo.
Business Intelligence
Oggi Ksync è arrivato alla sua quarta versione.
La sua evoluzione è stata guidata nel tempo dal confronto con la rete e dall’emergere di nuove esigenze operative.
La direzione successiva riguarda però un cambio di prospettiva: non utilizzare il dato soltanto per gestire una spedizione, ma anche per comprendere come sta andando il business.
Ogni spedizione, infatti, produce informazioni: volumi, fatturato, servizi utilizzati, clienti, costi e marginalità. Quando questi dati sono raccolti e strutturati all’interno di un sistema, possono diventare uno strumento a supporto delle decisioni.
Abbiamo già sviluppato soluzioni di Business Intelligence in grado di raccogliere, organizzare e rappresentare i dati provenienti dai sistemi gestionali attraverso dashboard interattive. L’applicazione di queste competenze a KSync apre la possibilità di passare dalla sola gestione operativa a una lettura più completa delle performance.
L’obiettivo è permettere di monitorare indicatori come volumi di spedizione e marginalità, analizzarne l’andamento nel tempo e mettere a disposizione informazioni più immediate per supportare le decisioni.
Sviluppi futuri
La prospettiva è estendere progressivamente KSync anche alla gestione della relazione con il cliente attraverso funzionalità CRM, collegando le informazioni commerciali ai dati già generati dall’operatività.
Il valore del progetto KSync sta proprio in questa evoluzione: una soluzione nata per rispondere a problemi operativi concreti può diventare progressivamente una piattaforma attraverso cui gestire processi, leggere le performance e conoscere meglio il cliente.